Laatst bijgewerkt op: 15 juli 2026
The Mash Room hecht veel belang aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en aan het respecteren van je privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We handelen hierbij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR – Verordening (EU) 2016/679) en de Belgische privacywetgeving.
Door gebruik te maken van onze website mashroom.be, ons online boekingssysteem of door contact met ons op te nemen, ga je akkoord met de verwerking van je gegevens zoals hieronder beschreven.
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
The Mash Room – eenmanszaak van [volledige naam zaakvoerder invullen] Vlekkemdorp 19, 9420 Vlekkem (Erpe-Mere), België Ondernemingsnummer/BTW: [BE 0XXX.XXX.XXX invullen] E-mail: [contact-e-mailadres invullen, bv. info@mashroom.be] Telefoon: [telefoonnummer invullen] Website: https://www.mashroom.be
Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van je persoonsgegevens kan je ons bereiken via het bovenstaande e-mailadres.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Afhankelijk van je interactie met ons verwerken we de volgende categorieën van persoonsgegevens:
Bij het maken van een afspraak (online boeking): naam en voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen dienst(en), datum en tijdstip van je afspraak, en eventuele opmerkingen die je zelf toevoegt.
Bij het gebruik van ons contactformulier of contact per e-mail: naam, e-mailadres, telefoonnummer (indien opgegeven) en de inhoud van je bericht.
Bij inschrijving op onze nieuwsbrief: naam en e-mailadres.
Bij een bezoek aan onze salon: gegevens die nodig zijn voor de dienstverlening en, in voorkomend geval, informatie die je zelf meedeelt in het kader van een behandeling (bv. wensen of aandachtspunten in verband met je haar of huid).
Bij een bezoek aan onze website: technische gegevens zoals je IP-adres, browsertype, apparaatgegevens en surfgedrag, verzameld via cookies en vergelijkbare technologieën (zie punt 7).
We vragen je nooit om meer gegevens dan strikt noodzakelijk voor het doel waarvoor ze verzameld worden.
3. Waarom verwerken we je gegevens en op welke rechtsgrond?
We verwerken je persoonsgegevens enkel voor welbepaalde doeleinden, telkens met een geldige rechtsgrond onder de AVG:
Het beheren en bevestigen van je afspraken – zodat we je boeking kunnen verwerken, je een bevestiging of herinnering kunnen sturen en de gevraagde dienst kunnen leveren. Rechtsgrond: de uitvoering van de overeenkomst / het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek (art. 6.1.b AVG).
Het beantwoorden van je vragen via het contactformulier of e-mail. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om je correct te woord te staan, of het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek (art. 6.1.f en 6.1.b AVG).
Het versturen van onze nieuwsbrief en commerciële communicatie over onze diensten, aanbiedingen en nieuws. Rechtsgrond: jouw toestemming, die je op elk moment kan intrekken (art. 6.1.a AVG). Voor bestaande klanten kunnen we je informeren over gelijkaardige eigen diensten op basis van ons gerechtvaardigd belang; je kan je hier steeds tegen verzetten.
Het naleven van onze wettelijke verplichtingen, onder meer op het vlak van boekhouding en fiscaliteit. Rechtsgrond: het voldoen aan een wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
Het beheren, beveiligen en verbeteren van onze website via cookies en analyse. Rechtsgrond: jouw toestemming voor niet-essentiële cookies, en ons gerechtvaardigd belang voor de goede werking en beveiliging van de site (art. 6.1.a en 6.1.f AVG).
We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering met rechtsgevolgen.
4. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld, of zolang dit wettelijk vereist is:

• Afspraak- en klantgegevens: gedurende de klantrelatie en tot maximaal [bv. 5] jaar na je laatste afspraak, tenzij een langere bewaring nodig is.

• Boekhoudkundige gegevens (zoals facturen): 7 jaar, conform de wettelijke bewaarplicht.

• Contactberichten: tot maximaal [bv. 1 jaar] na afhandeling van je vraag.

• Nieuwsbriefgegevens: tot je je uitschrijft of je toestemming intrekt.

• Cookiegegevens: volgens de bewaartermijnen vermeld in punt 7.

Na afloop van de bewaartermijn worden je gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
5. Met wie delen we je gegevens?
We verkopen je persoonsgegevens nooit aan derden. We delen ze enkel wanneer dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening of wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn, met name met:

• Onze websiteprovider (Wix.com), die onze website en het online boekingssysteem host;

• Onze aanbieder van het boekingssysteem, voor het beheer van je afspraken;

• Onze aanbieder van e-mail- en nieuwsbriefdiensten, voor het versturen van communicatie;

• Aanbieders van webanalyse en/of sociale media (bv. Google, Meta/Instagram), in het kader van de werking van onze website en cookies;

• Onze boekhouder en, indien nodig, bevoegde overheidsinstanties, ter naleving van wettelijke verplichtingen.

Met deze partijen die als verwerker optreden, sluiten we verwerkersovereenkomsten die waarborgen dat je gegevens vertrouwelijk en veilig worden behandeld en enkel worden gebruikt voor de overeengekomen doeleinden.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)
Sommige van onze dienstverleners (zoals Wix, Google of Meta) kunnen gegevens verwerken buiten de EER, onder meer in de Verenigde Staten. In dat geval zorgen we ervoor dat er passende waarborgen bestaan, zoals de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) of een geldig adequaatheidsbesluit (bv. het EU-US Data Privacy Framework), zodat je gegevens ook daar een passend beschermingsniveau genieten.
7. Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je toestel worden opgeslagen wanneer je onze site bezoekt.
We gebruiken:

• Essentiële cookies, die noodzakelijk zijn voor de goede werking en beveiliging van de website (o.a. voor het boekingssysteem). Deze cookies plaatsen we zonder je toestemming.

• Analytische cookies, om te begrijpen hoe bezoekers onze site gebruiken en om ze te verbeteren.

• Marketing- en sociale-mediacookies, bv. via Meta/Instagram, voor gepersonaliseerde inhoud en advertenties.

Voor niet-essentiële cookies (analytische en marketingcookies) vragen we je voorafgaande toestemming via de cookiebanner op onze website. Je kan je voorkeuren op elk moment aanpassen of intrekken via de cookie-instellingen, en cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Het uitschakelen van bepaalde cookies kan de werking van de website beïnvloeden.
8. Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging of openbaarmaking. Denk aan beveiligde verbindingen (SSL), toegangsbeperkingen en het werken met betrouwbare dienstverleners. Mocht er zich ondanks alle voorzorgen toch een gegevenslek voordoen met een hoog risico voor je rechten en vrijheden, dan brengen we jou en, waar vereist, de Gegevensbeschermingsautoriteit tijdig op de hoogte.
9. Je rechten
Als betrokkene beschik je over de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

• Recht op inzage: je mag opvragen welke gegevens we van jou verwerken.

• Recht op verbetering: je mag onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.

• Recht op wissing ("recht om vergeten te worden"): je mag vragen om je gegevens te verwijderen, voor zover we niet wettelijk verplicht zijn ze te bewaren.

• Recht op beperking van de verwerking in bepaalde gevallen.

• Recht op bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, en tegen direct marketing.

• Recht op overdraagbaarheid: je mag je gegevens in een gestructureerd, gangbaar formaat ontvangen of laten overdragen.

• Recht om je toestemming in te trekken op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Je kan deze rechten uitoefenen door ons te contacteren via [contact-e-mailadres invullen]. We kunnen je vragen om je identiteit te bevestigen voordat we op je verzoek ingaan. We reageren in principe binnen één maand.
10. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over de manier waarop we met je persoonsgegevens omgaan, neem dan gerust eerst contact met ons op, zodat we samen naar een oplossing kunnen zoeken. Je hebt daarnaast steeds het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel.: +32 (0)2 274 48 00 – E-mail: contact@apd-gba.be Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. Wijzigingen aan deze privacyverklaring
We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in onze werking of in de wetgeving. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website, met vermelding van de datum van de laatste aanpassing. We raden je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.
12. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Deze privacyverklaring en elke verwerking van persoonsgegevens door The Mash Room worden beheerst door het Belgisch recht. Voor elk geschil dat hieruit voortvloeit en dat niet in der minne kan worden geregeld, zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen bevoegd, met name de rechtbanken te Gent of Dendermonde, onverminderd de dwingende wettelijke bepalingen inzake bevoegdheid die van toepassing zijn ten aanzien van consumenten.